Anahtar Performans Göstergesi (KPI) Nedir?

KPI tahmin edilebileceği üzere bir kısaltmadır ve açılımı Key Performance Indicators’tür. Anahtar Performans Göstergesi olarak da Türkçe'ye çevrilebilir. Her firma veya işletmenin, kuruluş amacı doğrultusunda piyasa üzerinde sağlam bir yer edinmek için belirlemiş olduğu hedefler vardır. Belirlenen hedeflere göre işletmenin şu an bulunduğu değeri gösteren bir terimdir yani işletmenin o andaki performans durum bilgilerini ölçer. Firma içerisinde neyin önemli olduğunu anlamak ve bu anlayışı iyileştirmek açısından KPI kullanımı önemli bir durum haline gelmektedir.

KPI her firma için ayrı ayrı seçilmelidir.

Bir firma içerisindeki her departmanın hedefi farklı olduğundan bu departmanların her biri için ayrı KPI’ lar belirlenmelidir Çünkü KPI, hedefe göre performans ölçümü olarak tanımlandığından ve örnek olarak pazarlama ve teknik arıza departmanlarındaki hedeflerin birbirinden farklı olmasından dolayı her bölümün kendine göre performanslarının ölçülmesi gerekmektedir bu noktada KPI kullanımı doğru yapılmalıdır.

Biraz daha basitleştirilerek anlatılacak olursa, Öncelikli olarak bir firma içerisinde bir bölümün seçildiğini varsayalım. Bu bölümün firmanın kar oranını yükseltmek için belirlenmiş olan hedefleri bulunmaktadır. Bir aracın hız göstergesini göz önüne getirelim aracın çıkabileceği en yüksek hız, firma hedefi ve ibre ise bizim performans göstergemiz olmaktadır. Yapılan çalışmalar sonucunda ibre hedefe yaklaşıyor mu yoksa uzaklaşıyor mu? işte bu ölçümün yapıldığı duruma KPI adı verilmektedir.

KPI Nasıl Belirlenir?

KPI'ları hazırlamak ve daha iyi anlamak için kullanmak ve işin içinde olmak gerekmektedir. Öncelikli olarak firma içerisinde yöneticinin kendine sorması gereken bazı sorular bulunmaktadır.

• Hedef işletmenin çalışma alanına ne kadar uygun?
• Hedef işletmeye özel mi?
• Hedef  işletme için ulaşılabilir mi?
• Hedefe ne kadar zamanda ulaşılabilir?
• Hedefe ulaşılması için geçen süreç ölçülebilir mi?

Bu soruların sorulmasının amacı, başlangıç olarak firma içindeki yapılan işin KPI’lar ile alakasını görmek ve değerlendirmektir. Örnek olarak işe başlarken yıllık olarak bir kar hedefi belirlendiğini varsayarsak yıl sonuna gelindiğinde ise elde edilen karın hedeflenen değerlerin üzerinde olduğunu düşünelim. Değerlendirme yapılırken sene başında belirlenen hedef düşük mü tutuldu, yoksa farklı nedenler mi ortaya çıktı? gibi konular incelenmelidir.

Performans belirlenecek örnek konular olarak;

Firma içindeki yapılan işin  KPI’lar ile alakasını görmek ve değerlendirmek için bazı sorular sorulmalıdır.

• Yıllık Gelir Artış Oranı
• İkna Edilen ve Elde Tutulan Müşterilerin Sayısı
• Yeni Kazanılan Müşterilerin Sayısı
• Kesintisiz Hizmet Süresi
• Beklemede Olan Tahsilatlar
• Arıza ve Çözüm Süresi
• Müşteri Verilerinin Sisteme Doğru Girilmesi Oranı

Yukarıda belirtilmiş olan KPI örneklerinin işletme içerisindeki performans ölçümleri doğru yapıldığında  işletme hedeflerine daha kolay bir şekilde ulaşma imkanına sahip olacaktır.

KPI Tablolarında Olan Önemli Eksiklikler

Çoğu gösterge tablolarında eksik olan ve şirketlerin kendi performanslarını izlemek için ürettikleri önemli performans göstergesi (KPI) ölçüm sistemleri harici bir perspektiftir. Şirketler kendi numaralarına, kendi trendlerine, kendi verilerine o kadar dalmışlar ki dış faktörleri unutmuş durumdalar. Özellikle büyük sektörler ve rakipleri dahil.

Kendi becerilerini rakiplerle kıyaslama konusunda dış tehditler ve rakipler veri kapsamı bakımından önemli. Kendi müşteri memnuniyetini basitçe ölçmenin yanı sıra rakipleri de takip etmek gerekiyor. Artık Sosyal medya kanalları kaynak siteleri ve daha fazlası dünden bugüne daha kolay hale gelen olgular.  - Sosyal Medya Uzmanlığı Eğitimine Ücretsiz Katılın - Şirketler kendi performanslarını izlerlerse, gerçekte olan biteni görmeyebilirler. Performansı iyi olsa bile rakip daha hızlı bir şekilde gelişiyor olabilir. Rakip analizi, pazarlama ve stratejik planlama için önemlidir.

Rakiplerinizi adil bir şekilde basitçe anlamanıza olanak sağlar. Piyasanızdaki herkes rakibiniz değildir; bazıları benzer ürünleri farklı izleyicilere satabilir ve bazıları rakipleriniz olmak için çok küçük olabilir. Gerçek rakiplerinizin kim olduğunu, piyasa konumlarını bilmek zorundasınız. Rakiplerin güçlü ve zayıf yönlerini anladıkça, stratejik planlama yoluyla yararlanma fırsatlarını ve tehditleri belirleyebilirsiniz. Ayrıca, rakip analizi, rakiplerinizdeki tüm bilgileri bir araya getirerek bir ana rakibe odaklandığınızda sadece çerçeveyi değil, büyük resmi de görebilirsiniz.

İşiniz vakumlanmış izole bir ortam değil. Dinamik bir endüstride birçok işletme aynı müşteriden aynı geliri beklemekte. Bu dinamik pazarda başarılı olmak istiyorsanız, çevrenizde olup bitenler ve piyasada sizin ve rakiplerinizin nasıl algılandığını bilmeniz gerekir. Rakip analizini tamamlamak rekabet avantajlarınızı ve dezavantajlarınızı anlamanıza yardımcı olur; gelecekte ne yapacaklarını ve dolayısıyla ilerleyişinizi ön görmenizi sağlar. Artı, geçmişte nasıl davrandıklarını biliyorsanız, gelecekte nasıl davranacaklarını ve yeni bir ürüne veya fiyat stratejisine nasıl tepki verebileceklerini daha iyi tahmin edebilirsiniz.

Rakip verileri nerede bulunur? Nasıl kullanılır?

Rakip analizi, aşağıdakiler de dâhil olmak üzere bazı önemli ticari soruları yanıtlamanıza yardımcı olacaktır.

• Ana rakiplerimiz kimlerdir ve neden sizin rakibiniz?
• Başlıca rakiplerimizin hedefleri neler ve bu hedeflerin ne gibi farklılıkları var?
• Güçlü ve zayıf yönleri nelerdir?
• Hangileri tehdit oluşturuyorlar?
• Ne gibi fırsatlar sunuyorlar?
• Hangi stratejileri izliyorlar ve bizi nasıl etkiliyorlar?
• Geçmişteki eylemlerine dayanarak, işletmelerimizdeki değişikliklere nasıl cevap verebilirler?

Her zaman olduğu gibi, güçlü ve kullanışlı bilgi analitik düşünceye dayanır. Rakip verilerinizi, yıllık raporlar, ürün broşürleri ve pazarlama faaliyetleri gibi kolayca erişilebilen kayıtlı verilerden alabilirsiniz. Mümkünse bir çalışana, arkadaşınıza veya aile üyenize anahtar rakiplerinizden bir ürün veya hizmet satın alın ve deneyimlerini değerlendirin. Bu aynı zamanda diğer şirketin posta listesinde o kişiyi bulacak ve böylece tüm iletişim ve pazarlama çalışmalarını görebileceksiniz.

Rakiplerinizin iş dergileri ve gazetelerindeki demeçlerine dikkat edin. Bunları bulmak için medya monitör servislerini kullanabilirsiniz veya basitçe rakibinizin çevrimiçi sözlerinden sizi uyaracak bir Google Alert oluşturabilirsiniz.

Ayrıca, rakip fiyatlandırma verileri, reklam kampanyaları gibi çeşitli kaynaklardan toplanan gözlemlenebilir veriler de vardır. Son olarak, fuarlar, tedarikçi toplantıları, satış gücü toplantıları gibi fırsatçı veriler. Satış ekibi, rakiplerinizle iş yapacak müşterilerle sıklıkla karşılaşacaktır; zengin bir bilgi kaynağı olabilirler.

Bu tür analitik çalışmalar oldukça zahmetli olmuştur, ancak hali hazırda çok fazla veri çevrimiçi hale geldi. Örneğin, rakip ürün incelemelerini Facebook sayfası gibi yerlerde okuyabilir ve müşterilerinin onlara neler söylediklerini görebilirsiniz.Çoğu işletme herhangi bir dış analiz yapmaz. Bir konferanstaki dedikoduları veya stratejik bir toplantıda bir gazete makalesini paylaşabilecekleri için rakiplerini analiz ettiklerini düşünürler. Ancak gerçek analiz, zor verilere ve temel pazar göstergelerine ve karşılaştırma ölçütlerine dayanır. Tüm piyasa için bu tür önemli performans göstergelerini tanımladıktan sonra, kendi performansınızı – en yakın rakiplerinizle – toplam piyasa eğilimleriyle karşılaştırabilirsiniz.

Kaynak : İstanbul İşletme Ensitüsü